Dematerializzazione dei buoni pasto: cos’è, come funziona e quali sono i benefici

I buoni pasto diventano smart, con il servizio di dematerializzazione offerto dalle società di distribuzione alle attività commerciali affiliate. Ecco quali sono i vantaggi della dematerializzazione dei buoni pasto.

Con i servizi di dematerializzazione dei buoni pasto dedicati a ristoranti ed esercenti della piccola e grande distribuzione, accettarli e ottenere il rimborso diventa facile e veloce. Come un click del mouse! Scopri tutte le informazioni sulla dematerializzazione dei buoni pasto.

• Cosa significa “dematerializzazione dei buoni pasto”?
• Come funziona praticamente la dematerializzazione?
• Benefici tecnici della dematerializzazione
• La dematerializzazione dei buoni pasto è obbligatoria?

Cosa significa “dematerializzazione dei buoni pasto”?

Dematerializzare significa, letteralmente, sostituire dei documenti cartacei con documenti digitali, con la finalità di renderne più agevole la circolazione e l’utilizzo. I documenti dematerializzati hanno lo stesso valore legale di quelli cartacei, consentono di diminuire gli sprechi di carta e di tempo e di rendere più efficienti le procedure di invio degli stessi.

Per essere considerati dematerializzati, i documenti cartacei devono essere distrutti dopo il processo di dematerializzazione.

Il termine “dematerializzazione dei buoni pasto” viene usato per indicare quel processo che permette di dematerializzare i buoni pasto cartacei.

Infatti, mentre i buoni pasto elettronici sono già dematerializzati e per validarli basta che gli esercenti siano in possesso un POS Day, simile a quello per il pagamento delle carte di credito, il procedimento tradizionale per la validazione e il rimborso dei buoni pasto cartacei risulta più lungo e laborioso. Con gli strumenti per la dematerializzazione dei buoni pasto, invece, basta leggere il codice a barre di cui sono muniti per validarli in tempo reale e inviarli immediatamente alla società emettitrice.

Proprio questa semplicità ha fatto sì che, negli ultimi anni, sempre più esercenti convenzionati abbiano deciso di dotarsi dei sistemi di dematerializzazione dei buoni pasto, perché questa operazione comporta numerosi vantaggi per chi accetta i buoni pasto cartacei in pagamento.

Benefici della dematerializzazione

Oggi sono moltissime le aziende che prevedono l’erogazione dei buoni pasto ai dipendenti, in sostituzione del servizio di mensa aziendale.

Questo tipo di ticket è spendibile in moltissimi esercizi, come ristoranti, negozi di alimentari e supermercati. Gli esercenti che accettano i buoni pasto in pagamento, specialmente se ne ricevono tanti, non possono che trarre beneficio da un sistema di validazione dei ticket più veloce e snello.

La dematerializzazione dei buoni pasto cartacei comporta numerosi benefici per gli esercenti affiliati che li accettano in pagamento.

Ecco quali sono i principali vantaggi per chi decide di passare a questa modalità di validazione dei ticket:

• si può controllare in tempo reale la validità dei buoni pasto cartacei, annullando quasi del tutto il rischio di accettare ticket già usati, contraffatti oppure scaduti;
• non è più necessario inviare i buoni originali alla società emettitrice, perché le codeline sono trasmesse online, in tutta sicurezza dalla piattaforma telematica Dayclick ;
• non serve più far firmare i buoni pasto ai titolari, né timbrarli;
• i costi di spedizione e i rischi legati al trasporto, nonché quelli di custodire i buoni in cassa, vengono azzerati;
• non si devono più trascorrere ore e ore ad eseguire complicati conteggi, suscettibili di errori, per sapere a quanto ammonta il rimborso dei buoni pasto accettati;
• si ha subito la certezza che i buoni pasto inviati in maniera telematica saranno quelli effettivamente rimborsati, senza che ci siano più discrepanze tra il numero di buoni conteggiati dall’esercente e quelli ricevuti dagli emettitori;
• grazie alla scansione digitale dei buoni pasto, la fattura elettronica viene emessa immediatamente;
• sia che l’esercente decida di utilizzare lo scanner, sia che decida di servirsi dell’App, la fattura viene saldata entro 8 giorni dall’emissione.

La dematerializzazione dei buoni pasto è obbligatoria?

Iniziamo subito col dire che la dematerializzazione dei buoni pasto non è obbligatoria.

Tuttavia, con l’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, alcune società che si occupano di emettere i buoni pasto hanno deciso di obbligare gli esercenti affiliati ai loro programmi a dematerializzare i buoni, per semplificare il processo di emissione della fattura.

Day continua a validare i buoni pasto cartacei anche in maniera tradizionale e offre agli esercenti affiliati al suo programma la possibilità di continuare a conteggiare manualmente e spedire i buoni pasto cartacei grazie al servizio Pagosubito. Con Pagosubito, l’esercente ha la possibilità di inviare i buoni pasto accettati ad uno dei punti di raccolta (ce ne sono in tutta Italia) attraverso una modalità di spedizione sicura e tracciabile. Anche in questo caso, il pagamento della fattura è garantito in soli 8 giorni.

Inoltre, Day mette a disposizione dei suoi affiliati la possibilità di calcolare direttamente dal sito il valore dei buoni pasto ritirati, di verificare la valildità delle codeline e di richiedere il codice Parter Day.

Come funziona praticamente la dematerializzazione?

Esistono due diversi sistemi per dematerializzare i buoni pasto cartacei che i lavoratori dipendenti utilizzano durante la pausa pranzo per pagare i pasti:

• lo scanner da collegare al PC o al POS;
• la App Dayclick.

Grazie alla tecnologia che Day mette a disposizione degli esercizi affiliati, la gestione dei buoni cartacei diventa facile e veloce; in più si ottiene subito la fattura pronta per il pagamento e non si devono più inviare gli originali agli emettitori.

Dematerializzazione con scanner collegato al pc o al POS

Vediamo come funziona praticamente il sistema di dematerializzazione dei buoni pasto che prevede l’uso dello scanner collegato al POS o al pc.

Per prima cosa, il negoziante deve munirsi di un lettore di codici fornito da Day, che è lo strumento che consente di dematerializzare i buoni. Il lettore deve poi essere collegato al POS Day.

Quando arriva un cliente che decide di pagare il proprio pasto o gli acquisti effettuati con i buoni pasto cartacei, l’affiliato, servendosi dello scanner, procede alla lettura del codice a barre stampato sul buono.

Immediatamente, il POS trasmette alla società emettitrice il codice del buono, e ne verifica in tempo reale la validità. Se il ticket non è scaduto e non è mai stato utilizzato prima, il POS lo convalida.

Se il cliente è in possesso di più buoni cartacei, l’esercente deve ripetere l’operazione con tutti i ticket (ricordiamo che è possibile accettarne un massimo di 8). Quando tutti i buoni cartacei saranno stati validati, è sufficiente indicare il numero progressivo di fatturazione e la data per ottenere immediatamente la fattura di rimborso, che viene inviata a Day in tempo reale, già pronta per il pagamento.

Gli esercenti che non sono in possesso del POS, potranno collegare lo scanner al pc. In questo caso, per poter procedere alla validazione dei buoni pasto e all’emissione della fattura, l’affiliato deve prima registrarsi su affiliatiday.it e accedere all’area riservata.

Nel momento in cui arriva un cliente che desidera pagare con dei buoni pasto cartacei, l’esercente accede all’area del sito dedicata alla validazione dei ticket e scannerizza il codice presente sul buono.

Subito, sullo schermo appariranno tutti i dati relativi al buono pasto scannerizzato, compreso se sia o meno valido. Nel caso si commetta un errore, è possibile anche stornare i buoni già scannerizzati.

Il negoziante procede alla validazione di tutti i buoni pasto, poi accede alla sezione del sito dedicata alla fatturazione, inserisce numero e data della fattura e procede all’emissione del documento.

Una volta emessa la fattura, l’affiliato ha la responsabilità di distruggere i buoni pasto già dematerializzati.

Dematerializzazione con App Dayclick

Gli utilizzatori del servizio di dematerializzazione dei buoni pasto cartacei possono anche servirsi dell’App Dayclick per smartphone, una soluzione alternativa allo scanner per computer e POS, che è possibile impiegare per scannerizzare i ticket e visualizzare e gestire le transazioni e le fatture già emesse.

Usare l’App Dayclick è estremamente semplice: servendosi della fotocamera del cellulare, l’affiliato può scannerizzare i codici a barre presenti sui buoni spesi dai clienti.

Come con il POS e il pc, potrà verificare la validità dei buoni ed emettere la fattura in tempo reale.

I partner Day che usufruiscono del servizio di dematerializzazione dei buoni pasto possono anche decidere di spenderli sul sito daymarket.it e fare la spesa online per il proprio esercizio commerciale.