Welfare aziendale: che cos’è e come funziona

Il termine welfare aziendale si usa per indicare tutte quelle misure messe in campo dalle aziende per garantire il benessere del lavoratore e favorire la conciliazione vita-lavoro.

Negli ultimi decenni si è assistito ad una contrazione progressiva delle misure di welfare pubblico, in particolare in ambiti come la sanità e le pensioni. Per questo motivo, le recenti normative orientate ad agevolare le iniziative di welfare finalizzate a sostenere e supportare il welfare pubblico hanno trovato terreno fertile nelle aziende private.

I datori di lavoro sono sempre più sensibili e interessati alla qualità della vita dei propri dipendenti, sia nell’ambiente di lavoro, sia nella vita privata. Tanto che sono sempre di più le aziende, anche di medie e piccole dimensioni, che decidono di attuare piani di welfare aziendale per sostenere e premiare i propri collaboratori.

Ma cos’è, di preciso, il welfare aziendale, e come lo si può applicare in concreto? Leggi la nostra guida per trovare le risposte a tutte le tue domande sul welfare aziendale.

• Cosa significa welfare aziendale?
• Come funziona il welfare aziendale?
• Quando viene erogato il welfare aziendale
• Come funziona il welfare aziendale in busta paga? Un esempio
• Piani di welfare aziendale: gestione e finanziamento
• Esempi di welfare aziendale
• Welfare aziendale pro e contro
• Piani di welfare: quando funzionano davvero?
• Come accedere al welfare aziendale
• Qual è la differenza tra fringe benefit e welfare aziendale?

Cosa significa welfare aziendale?

Secondo la definizione di AIWA (Associazione Italiana Welfare Aziendale) il termine “welfare aziendale” si usa per indicare tutte quelle somme, beni, prestazioni, opere e servizi corrisposti al dipendente in natura o sotto forma di rimborso spese, la cui finalità di rilevanza sociale li escluda, in tutto o in parte, dalla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Rientrano, perciò, nell’ambito del welfare aziendale tutte le attività promosse dal datore di lavoro che contribuiscono a favorire il benessere dei dipendenti. Gran parte di queste attività, in particolare quelle cui è riconosciuta una rilevanza sociale, contemplano importanti vantaggi fiscali e contributivi tanto per l’azienda quanto per i lavoratori coinvolti.

Tuttavia, i vantaggi fiscali e contributivi non sono i soli benefici di cui godono le imprese e i lavoratori che hanno accesso al welfare.

Le misure adottate dalle aziende in questo ambito, offerte sia ai lavoratori, sia ai loro familiari, sono finalizzate a migliorare il work-life balance e la soddisfazione dei dipendenti.

L’impresa, invece, vedrà aumentare il benessere organizzativo, la motivazione e la produttività del personale.

Come funziona il welfare aziendale?

L’applicazione delle misure di welfare aziendale è diversa per ogni azienda, anche se tutte le imprese che scelgono di offrire delle agevolazioni ai propri collaboratori devono seguire lo stesso percorso, che si compone di almeno 5 fasi fondamentali:

1. analisi dei benefit e delle misure già adottate, dei costi e dei canali di finanziamento del piano (risorse proprie, premio di risultato);
2. analisi della popolazione aziendale e dei suoi fabbisogni;
3. progettazione del piano. Scelta delle misure di welfare più idonee a soddisfare le esigenze dei lavoratori, investimento delle somme necessarie alla sua attuazione, pianificazione degli obiettivi e individuazione delle modalità di erogazione dei benefit aziendali;
4. informazione dei dipendenti riguardo all’attuazione del piano di welfare, dei suoi contenuti e delle modalità scelte dall’azienda per erogare i benefit;
5. monitoraggio delle performance del piano di welfare.

L’azienda, quindi, dopo aver individuato eventuali misure di welfare già esistenti, analizza i bisogni dei propri dipendenti e pianifica di conseguenza un PWA (Piano di Welfare Aziendale) cercando di conciliare la disponibilità di risorse, eventuali obblighi contrattuali e le aspettative del personale.

Le misure che compongono il PWA possono essere:

• di tipo organizzativo, ad esempio operando sull’orario di lavoro;
• di tipo compensativo prevedendo ad esempio l’erogazione di prestazioni e servizi per la generalità o categorie omogenee di dipendenti.

È importante che il welfare aziendale non sia inteso in termini retributivi perché non è stato concepito dal legislatore per sostituire la retribuzione.

Quando viene erogato il welfare aziendale

La Circolare INPS numero 73 del 24 giugno 2022 fornisce novità importanti per ciò che riguarda il calendario dei pagamenti dell’indennità. In sintesi, i dipendenti riceveranno un bonus di 200 euro a luglio, mentre le altre categorie dovranno attendere il mese di ottobre per l’erogazione del bonus.

È stato inoltre rinnovato il CCNL Metalmeccanici, siglato da alcune organizzazioni sindacali e associazioni datoriali, che sarà valido per i prossimi 3 anni, fino al 30 giugno 2024. Tra le novità introdotte, i lavoratori del settore avranno diritto a 200 euro all’anno di flexible benefit, che potranno utilizzare per acquistare beni o servizi. Le aziende dovranno mettere a disposizione di tutti i dipendenti questi strumenti di welfare entro giugno di ogni anno, e i lavoratori avranno fino a maggio dell’anno successivo per usufruirne. I dipendenti con contratto a tempo indeterminato e determinato con almeno 3 mesi di anzianità nell’anno potranno beneficiare di queste novità e le aziende potranno offrire una gamma di flexible benefit tra cui scegliere.

Come funziona il welfare aziendale in busta paga? Un esempio

La modifica dell’articolo 51 del Tuir del 2016 ha reso il welfare aziendale uno strumento molto utile per ridurre il cuneo fiscale delle aziende. Il welfare aziendale prevede che l’azienda offra ai propri dipendenti dei benefici esenti da contributi e tasse. Vediamo insieme un esempio pratico.

Se l’azienda vuole erogare un premio di 1000€ al dipendente, dovrà spendere circa 1500€, in quanto il premio verrà tassato e il dipendente riceverà solo circa 700€. Invece, con il welfare aziendale, i 1000€ pagati dall’azienda sono netti per il dipendente e l’azienda risparmierà sul costo del lavoro.

Il welfare aziendale può essere attivato tramite un regolamento interno e può comprendere servizi e beni come voucher per la sanità, assicurazioni, corsi di formazione e attività sportive. In questo modo, l’azienda può migliorare la qualità della vita dei propri dipendenti e allo stesso tempo ottenere vantaggi fiscali.

Piani di welfare aziendale: gestione e finanziamento

Negli ultimi anni si sono proposte sul mercato diverse imprese (i cosiddetti provider) che offrono servizi di supporto alle aziende che intendono implementare i propri piani di welfare aziendale con erogazione di flexible benefit.

Generalmente, quest’attività è gestita mediante piattaforme web: dei veri e propri portali all’interno dei quali i lavoratori trovano tutti i benefit messi a loro disposizione dal datore di lavoro, a cui possono attingere utilizzando i crediti welfare assegnati a ciascuno dall’azienda.

La fonte di tali importi dipende dall’origine del piano di welfare. Sostanzialmente, i crediti welfare sono riconducibili a tre macrocategorie di finanziamento:

• Welfare contrattuale. Deriva da obblighi che il datore di lavoro si è assunto aderendo a un contratto collettivo nazionale o di secondo livello (aziendale o territoriale), oppure emanando un regolamento che lo vincola all’erogazione del welfare aziendale anche se l’iniziativa è volontaria e unilaterale;
• Welfare derivato dalla trasformazione del Premio di Risultato aziendale (PDR). In questo caso, il welfare aziendale deriva dalla possibilità che il legislatore ha dato ai lavoratori di scegliere se ricevere il proprio premio di risultato sotto forma di un bonus in denaro, direttamente in busta paga, con tassazione agevolata al 5% (solitamente al 10%) per il triennio 2025-2027 o in misure di welfare non soggette ad alcuna tassazione;
• Welfare volontario unilaterale, concesso in autonomia dal datore di lavoro in piena liberalità (in questo caso, secondo la legge, la deducibilità fiscale del PWA è limitata al 5 per mille del costo generale annuo del lavoro).

Esempi di welfare aziendale

Il welfare aziendale è un insieme di iniziative che ha come obiettivo principale il benessere e la salute dei lavoratori, non solo dal punto di vista economico, ma anche in termini di assistenza sanitaria, mobilità e conciliazione tra vita privata e vita lavorativa. Il welfare aziendale si basa prevalentemente sull’erogazione di benefit che riguardano sia il lavoratore stesso, sia la sua famiglia:

• Previdenza complementare;
• Buoni carburante;
• Buoni acquisto;
• Sanità integrativa (assicurazione sanitaria);
• Assistenza e cura dei familiari;
• Educazione e istruzione dei figli: rimborso delle spese sostenute per il pagamento delle rette di asilo nido, scuola dell’infanzia, doposcuola e centri estivi, acquisto di libri e testi scolastici;
• Accesso ad attività culturali e ricreative: abbonamenti a cinema, teatri, musei e altri luoghi di cultura;
• Rimborso delle spese di trasporto pubblico locale: rimborso delle spese sostenute per i viaggi di andata e ritorno dal lavoro;
• Finanziamenti e mutui;
• Acquisti (limitatamente ai fringe benefit, quindi, a 258,23€ annui per dipendente, innalzati a 2000 € per i dipendenti con figli a carico e a 1000 € per tutti gli altri, limitatamente al triennio 2025-2027);
• Corsi di formazione;
• Buoni regalo.

Tuttavia, sarebbe errato confondere il welfare aziendale con la sola erogazione dei benefit.
Tra le tante forme che può assumere ci sono anche diverse iniziative che hanno lo scopo di offrire un maggiore sostegno alla vita lavorativa dei dipendenti come:

• flessibilità oraria;
• smart working;
• telelavoro;
• banca ore.

Welfare aziendale pro e contro

Il welfare aziendale rientra in una logica di “total reward” che rappresenta un’evoluzione del concetto di retribuzione tradizionalmente inteso.

Ragionando in termini più generali di compensazione piuttosto che di retribuzione, tutte le risorse e i vantaggi che l’azienda mette a disposizione dei propri collaboratori per riconoscerne e valorizzarne l’impegno sono enfatizzate e ottimizzate.

I vantaggi che derivano da questo approccio sono connessi al miglioramento del riconoscimento dell’impegno reciproco e del senso di appartenenza. Esistono quindi vantaggi sia per il dipendente che per l’azienda.

I vantaggi per i lavoratori

Se il welfare aziendale riesce a incidere positivamente sulla qualità della vita e sul benessere dei dipendenti, questi lavoreranno con maggiore soddisfazione e in condizioni di maggiore sicurezza e serenità.

I vantaggi più significativi, oltre a motivazione e compartecipazione, sono:

• riduzione dello stress;
• miglioramento della conciliazione vita-lavoro, che consente di dedicare più tempo alla vita familiare e alle attività ricreative;
• aumento del proprio potere d’acquisto. Misure come l’erogazione di buoni pasto e buoni acquisto e il rimborso delle spese di trasporto offrono il grande vantaggio di ottenere un risparmio sulle spese fisse mensili e, di conseguenza, un innalzamento del potere d’acquisto.
  Lo stesso risultato lo si ottiene anche consentendo ai dipendenti la possibilità di convertire il premio di risultato in misure di welfare.

I vantaggi per le aziende

Un personale più attento e motivato rappresenta un valore aggiunto per l’azienda, che ottiene numerosi vantaggi tangibili:

• incremento della produttività. È una conseguenza quasi automatica del miglioramento del clima aziendale;
• riduzione di fenomeni quali assenteismo e turnover;
• miglioramento della capacità di attrarre e mantenere i talenti dovuta alla realizzazione di ambienti di lavoro positivi ed accoglienti.

È bene notare, inoltre, che il fenomeno delle grandi dimissioni, noto come “Great Resignation”, è stato accentuato dalla pandemia di COVID-19 e sta mettendo ancora oggi sotto pressione molte aziende. Per contrastarlo, le aziende possono implementare piani di welfare aziendale che offrano benefici e vantaggi ai dipendenti con lo scopo di migliorare il benessere dei lavoratori, aumentare il loro impegno e ridurre di conseguenza il rischio di dimissioni.

Vantaggi fiscali per tutti

Secondo quanto stabilito dalla normativa che regola le imposte sui redditi (TUIR – Testo Unico delle Imposte sui Redditi) sia aziende che lavoratori ottengono anche numerose agevolazioni fiscali dalle misure di welfare.

A seconda della tipologia di benefit erogati e della loro natura giuridica, infatti, si può ottenere un’esenzione parziale o totale dal pagamento delle tasse su questi beni e servizi.

Welfare aziendale: ci sono svantaggi?

No, se applicate all’interno di un piano ben strutturato, le misure di welfare comportano solo vantaggi sia per il datore di lavoro che per il lavoratore dipendente.

Piani di welfare: quando funzionano davvero?

L’efficacia di una buona politica di welfare aziendale dipende da quanto questa è coerente con le altre politiche dell’organizzazione per la gestione e lo sviluppo del personale.

Ogni iniziativa finalizzata al miglioramento del benessere del personale non può risultare credibile, apprezzabile e sostenibile se innestata in un contesto culturale e gestionale che non è percepito dai lavoratori come orientato al riconoscimento e alla valorizzazione delle risorse umane e al soddisfacimento delle loro reali esigenze.

Diverse ricerche hanno ormai chiaramente dimostrato che, potendo scegliere, la maggioranza dei lavoratori chiede innanzitutto maggiore flessibilità d’orario per disporre più liberamente del proprio tempo e maggiore capacità di spesa.

Il welfare aziendale, perciò, diventa un valore aggiunto tanto più importante e riconosciuto quanto più queste premesse sono effettivamente soddisfatte. Altrimenti, anche per non aggiungere frustrazione a frustrazione, è meglio attenersi alla contrattazione e riconoscere quanto dovuto in termini retributivi e contrattuali senza creare aspettative che non si è in grado di soddisfare.

Come accedere al welfare aziendale?

Quando un’impresa sceglie di intraprendere un percorso di welfare strutturato deve innanzitutto stabilire gli obiettivi strategici che intende perseguire, quindi deve coinvolgere il personale e le principali parti interessate (tra cui, prioritariamente, le parti sociali) per stabilire quali fabbisogni s’intendono soddisfare.

Dopo aver chiaramente individuato i target e i risultati attesi, compatibilmente con le risorse disponibili, l’organizzazione pianifica e realizza le misure che ritiene più appropriate per i propri scopi.

In questa fase, l’esperienza di un provider di welfare aziendale e il supporto tecnologico che questi può fornire sono molto utili per poter continuare a concentrare le proprie energie sul core business primario e ottenere il massimo dal proprio piano di welfare.

Lo scopo di uno specialista qualificato quale è il provider di welfare aziendale è infatti quello di gestire il piano in tutti i suoi aspetti: dalle incombenze amministrative e gestionali all’erogazione dei benefit ai dipendenti.

Dopo aver definito i servizi e i beni dei quali è possibile usufruire, è importante comprendere come erogarli in modo pratico ed efficace. Una volta attivato il piano di welfare aziendale, i lavoratori possono accedere a un portale personalizzato per fruire dei servizi e dei crediti welfare.

Day Welfare è il portale di Up Day che consente di gestire in modo semplice i piani di welfare aziendale rendendo facile e sicura l’esperienza sia del personale sia delle funzioni che si occupano della gestione e dell’amministrazione del personale.

La piattaforma welfare per la gestione dei flexible benefit può essere utilizzata da qualsiasi dispositivo ed è possibile capire quali sono i benefit a disposizione e utilizzarli in modo semplice, intuitivo e rapido. Inoltre, è presente un servizio di assistenza completo per i dipendenti e per i referenti aziendali. In questo modo, il welfare aziendale può essere offerto in modo efficiente e comodo per i dipendenti, migliorando la soddisfazione dei collaboratori e l’efficienza dell’azienda.

Grazie alle convenzioni stipulate con imprese che si occupano di servizi alla persona e con importanti partner commerciali, attraverso la piattaforma Day Welfare è possibile offrire ai propri dipendenti un ampio ventaglio di beni e servizi.

Qual è la differenza tra fringe benefit e welfare aziendale?

Il welfare aziendale e i fringe benefit sono entrambi strumenti a disposizione delle aziende per incentivare e premiare i propri dipendenti, ma esistono alcune differenze significative fra i due.

Il welfare aziendale riguarda un insieme di prestazioni e servizi offerti dall’azienda ai propri dipendenti con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita del lavoratore e della sua famiglia. Questi servizi sono di solito erogati in modo gratuito o scontato e possono riguardare ad esempio l’assistenza sanitaria integrativa, l’accesso a servizi di asilo nido, il supporto per l’acquisto di beni come computer o biciclette. Inoltre, il welfare aziendale è in genere riconosciuto a tutti i dipendenti o a una specifica categoria.

I fringe benefits, invece, sono vantaggi e premi aggiuntivi che l’azienda concede ai propri dipendenti. Essi possono riguardare ad esempio la possibilità di partecipare a eventi sportivi o culturali, l’accesso a corsi di formazione, la concessione di auto aziendali o il rimborso spese per pasti e trasporti. I fringe benefit possono essere concessi a tutti i dipendenti o solo a una parte di essi in base alla loro posizione all’interno dell’azienda o ai risultati raggiunti.

Sebbene negli ultimi anni il legislatore abbia innalzato il limite di non imponibilità dei fringe benefit, la soglia per il welfare aziendale è molto più alta e deve sottostare a una rigida regolamentazione. Ad ogni modo, sia i fringe benefits che il welfare aziendale contribuiscono a migliorare il clima aziendale e il benessere dei lavoratori.